¿Organizas una fiesta? Seis sencillos pasos para no salirte de presupuesto

Es común estresarse al organizar una fiesta, y peor aun salirse del presupuesto. Lo más sencillo es pagar a alguien especializado en esto, pero no siempre se puede; por eso te comparto seis sencillos pasos para que organices un evento de 10.

Ana Bertheau

Como experiencia personal puedo decir que había organizado eventos por cuestiones laborales. Sin embargo, desde que me casé cada año he estado involucrada en la organización de un festejo familiar: baby shower, bautizo, ¡y lo que haga falta! Teniendo un hijo, las ganas de celebrar con la familia y los amigos se incrementan en gran medida, y resulta bonito y gratificante compartir las bendiciones de la vida con la gente que te aprecia.

A veces no se dispone de un presupuesto considerable y no es posible pagar a un lugar especializado en la organización de fiestas: el costo de un platillo y demás detalles para únicamente llegar y disfrutar la fiesta sin ningún tipo de preocupación o estrés. Personalmente me agrada más esta forma de hacer fiestas, pero no todas las veces es posible, por el alto costo que ello supone.

Gracias a la experiencia que adquirí al organizar fiestas para mi antiguo jefe, hoy puedo hacer mis reuniones de forma económica y siguiendo unos simples pasos, que hoy les comparto.

1. Fija el presupuesto a gastar. Si no estableces algún límite económico, al final del día, con los detalles de última hora, perderás el foco y gastarás más de lo debido sin darte cuenta. Procura entonces fijar un rango para emergencias y no lo consideres al tomar las decisiones y disponer lo previsto, y el día de tu fiesta será de gran ayuda.

2. Haz la lista de invitados. Antes de dar algún paso, lo más importante es saber cuántas personas quieres que te acompañen ese día. Sin esta información tan importante no podrás cotizar ni saber cuánto dinero vas a necesitar.

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3. Ahora que ya tienes el presupuesto y la lista de invitados, imagina el día de la fiesta, ¿cómo la quieres?. Transpórtate mentalmente al día de la fiesta y visualiza lo que te gustaría que hubiera: las mesas, los manteles de colores, los platos, los alimentos, y ve anotando todo; de esta forma no perderás de vista los pequeños detalles. Deja todo en una lista y ¡no la pierdas!

4. Cotiza en varios lugares. Busca en un directorio varias opciones de lo que necesites contratar/comprar, no importa si el lugar se ve ostentoso, o barato, lo que buscas es tener la opción más cara y la más económica para decidir lo que realmente puedes pagar. No olvides preguntar si hay servicio a domicilio, pues esto te ahorrará tiempo, traslados y dolores de cabeza el día señalado. Con la lista que hiciste anteriormente, haz sumas con tu presupuesto establecido; esto te servirá antes de contratar y comprar para no rebasar tu tope de gastos.

5. Contrata los servicios. Cuando empiezas a tomar las decisiones de los proveedores, no olvides externar todas tus dudas y pedir lo que necesitas para ese día, de este modo evitarás alguna posible sorpresa o cobro extra, además de poder cambiar a tiempo de proveedor si el elegido no se ajusta o adapta a tus necesidades. ¿Recuerdas la lista del paso 3? ¡Muy bien!, en ella ve tachando lo que vayas comprando o contratando, y anota el costo de cada una de tus compras o servicios; esta es una forma fácil de no olvidar nada y saber cuánto es lo que te queda para gastar.

6. Prepárate para el día del evento Muchas diligencias tendrás que hacer ese día; por ejemplo, llevar la comida, adornar el lugar de la fiesta, revisar que llegue el mobiliario que rentaste: sillas, mesas, ¡uf! ¡Los detalles son los que más cuestan! ¡No desesperes! Lo único que debes hacer es organizarte.

Por último, haz una nueva lista, pero ahora de pendientes por hacer ese día, así podrás establecer prioridades, tal vez poner horarios y, ¿por qué no?, darte el tiempo suficiente para darte una manita de gato y estar presentable para el momento, como todo buen anfitrión. Recuerda, la vida no es lineal y no todo sale como se tiene planeado; sé flexible, te servirá para tomar decisiones de último minuto y no caer en el estrés.

Con todo, mi consejo más importante es: acepta ayuda. Querer hacer todo por ti misma es el ideal, pero hay que ser conscientes de que no siempre se puede. Platica con tu familia y amigos interesados sobre cómo va la organización de la fiesta, no dudes que les contagiarás tus ganas y más de alguno querrá involucrarse en la organización. Y si no te incomoda, acepta, agradece y delega un poco, porque ¡no es fácil organizar una fiesta!

Ana Bertheau

Ana es Ingeniero en Electrónica y trabaja en la industria Alimentaria. Le encanta leer, considera que la educación es la base de todo. Tiene una pequeña de 8 meses.